Tres hábitos de correo electrónico de los asesores altamente efectivos


El correo electrónico puede ser una gran comodidad o una gran carga. Una herramienta eficaz o una pérdida de tiempo. Todo depende de cómo lo uses. Desarrolle malos hábitos y puede dejarlo estresado y hacer girar sus ruedas. Pero estos buenos hábitos pueden ayudarlo a sentirse más organizado y en control.

Todos hemos conocido a alguien que tiene cientos de correos electrónicos en varios estados de lectura, respuesta o «guardar para más tarde» en su bandeja de entrada. Quizás eres esa persona. Quizás haya escuchado la leyenda del asesor financiero que mantiene su bandeja de entrada vacía y actualizada. Si ese es usted, puede dejar de leer ahora.

La mayoría de nosotros estamos atrapados en algún punto intermedio, haciendo malabarismos con los correos electrónicos de clientes, colegas, amigos, familiares, boletines informativos, empresas con las que hacemos negocios, promociones de lugares donde compramos, notificaciones de sitios web que visitamos y más.

Desafortunadamente, las siguientes ideas no pueden responder a sus correos electrónicos por usted, pero pueden aportar una estructura valiosa al proceso. Intente seguirlos durante al menos tres semanas. Ese debería ser tiempo suficiente para ver qué tan bien funcionan y desarrollar algunos nuevos hábitos de correo electrónico que tienen el potencial de mejorar su calidad de vida.

Hábito # 1: Proteja su bandeja de entrada

Lo primero que debe hacer es reducir la cantidad de correos electrónicos que recibe. Esto requerirá un trabajo tedioso por adelantado, y luego será mucho más fácil. Comience revisando todo en su bandeja de entrada y cancelando la suscripción a los correos electrónicos que ya no desea recibir.

Si un remitente cumple con las leyes canadienses contra el correo no deseado, habrá un enlace claro para «cancelar la suscripción» en algún lugar del correo electrónico, generalmente en el pie de página en la parte inferior. En algunos casos, este enlace lo llevará a una página donde puede personalizar la configuración de su suscripción. Esto le permite hacer cosas como seguir recibiendo correos electrónicos esenciales pero dejar de recibir material promocional. Si no hay un enlace para cancelar la suscripción, puede responder con «cancelar suscripción» o también usar las opciones «bloquear remitente» o «marcar como spam» en su plataforma de correo electrónico para mantenerlos fuera de su bandeja de entrada.

Puede resultar útil establecer algunos estándares para la auditoría de su bandeja de entrada. Es posible que se sienta tentado a permanecer en una lista de correo electrónico por temor a perderse algo importante en el futuro. Pero si no se ha comprometido con un remitente en, digamos, un año o más, podría ser el momento de cortar el cable. Confíe en que si tienen la información que realmente desea o necesita algún día, buscará en Google su camino de regreso a ellos.

Una vez que reduzca sus correos electrónicos entrantes, esté atento a lo que deja entrar. Hay un millón de formas de terminar en las listas de suscripción, ya sea intencionalmente o por accidente. Tenga cuidado de optar por nuevas listas cuando se registre en sitios web o realice compras en línea, por ejemplo.

Hábito # 2: Establecer un horario

Reserve una hora (u horas) específica del día para manejar los correos electrónicos. Esto requiere algo de disciplina. Todos hemos estado ocupados trabajando en algunas tareas, luego vimos llegar un correo electrónico de alguien, tal vez alguien de quien estábamos esperando escuchar, así que dejamos todo para leerlo. Antes de que nos demos cuenta, hemos pasado una hora jugando en nuestra bandeja de entrada.

Los correos electrónicos siempre llegarán. Algunos serán urgentes o importantes, pero la gran mayoría no. Permitir que el correo electrónico interrumpa constantemente su día es una fórmula para reducir la productividad. Además, cuando comienza a responder correos electrónicos en un estado mental distraído, aumenta las probabilidades de errores por descuido (errores tipográficos, archivos adjuntos olvidados) y oportunidades perdidas (olvidar comunicar algo oportuno o importante).

Una vez que haya realizado una auditoría despiadada de su bandeja de entrada, recibirá menos correos electrónicos en general. Luego, puede reservar momentos para concentrarse para darle a su bandeja de entrada toda su atención.

Hábito # 3: Maneja todos los correos electrónicos

Esta es la regla que realmente cambiará la forma en que usa su correo electrónico. Es importante que maneje todos los correos electrónicos que reciba de inmediato. No más «guardar para más tarde». Siéntese a la hora programada todos los días y maneje cada correo electrónico de una de las cuatro formas siguientes:

  • Borrar. La mayoría de los correos electrónicos no requieren una respuesta y no es necesario guardarlos. Elimínelos de inmediato.
  • Hacer. Si un correo electrónico requiere una respuesta, hágalo ahora. Si desea conservarlo para futuras consultas, guárdelo en una carpeta. No lo dejes en tu bandeja de entrada.
  • Delegar. Si puede delegar el correo electrónico a otra persona, hágalo ahora.
  • Aplazar. Una vez que todo se elimina, responde, archiva o delega, lo único que queda en su bandeja de entrada deben ser esos correos electrónicos que, por alguna razón, no puede actuar de inmediato. Esto convierte su bandeja de entrada en una lista de tareas pendientes. Cada vez que regrese a su bandeja de entrada, verá estos correos electrónicos esperando ser eliminados, respondidos, archivados o delegados tan pronto como pueda.

Con un poco de trabajo inicial, un poco de disciplina y el compromiso de manejar sistemáticamente todo lo que llega a su bandeja de entrada, el correo electrónico puede volverse mucho más productivo. Puede ayudarlo a sentirse más organizado y en control en lugar de menos. Y eso te convierte en un asesor más eficaz.





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